Flowgrid Labs

TimeFlow Hilfe & Anleitung

Hilfe und Benutzeranleitung für TimeFlow.

Anleitung für Arbeitszeiteinträge, Timer, Kategorien, Tags, Kalender, Importregeln und Berichte.

Benutzeranleitung Häufige Fragen ↓ Zur Produktseite →

Benutzeranleitung

TimeFlow Schritt für Schritt.

Die wichtigsten Arbeitsabläufe der Anwendung kompakt und nachvollziehbar erklärt.

01

Anmeldung und erster Login

TimeFlow trennt die persönlichen Arbeitsbereiche der Benutzer voneinander.

  1. Mit Benutzername oder hinterlegter E-Mail-Adresse anmelden.
  2. Beim ersten Login das Initialpasswort durch ein persönliches Passwort ersetzen.
  3. Die Einladungsmail anschliessend löschen, weil sie das Initialpasswort enthält.
  4. Unter Mein Konto Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort bei Bedarf verwalten.
Hinweis

Bis der verpflichtende Passwortwechsel abgeschlossen ist, bleiben Dashboard und Arbeitsfunktionen gesperrt.

02

Arbeitszeit erfassen

Einträge können direkt erfasst und später gefiltert, bearbeitet oder gelöscht werden.

  1. Datum, Start- und Schlusszeit sowie eine Beschreibung erfassen.
  2. Eine Kategorie wählen und optional mehrere Tags ergänzen.
  3. Eintrag speichern und die automatisch berechnete Dauer kontrollieren.
  4. In der Eintragsübersicht nach Zeitraum, Suchtext, Kategorie oder Tags filtern.
Hinweis

Gelöschte Einträge erscheinen nicht mehr in Berichten.

03

Kategorien, Tags und Bibliotheken

Kategorien geben jedem Eintrag einen Hauptkontext, Tags ergänzen flexible Zusatzinformationen.

  1. Nach dem ersten Login gewünschte Vorlagen aus der globalen Bibliothek übernehmen.
  2. Eigene Kategorien mit Name, Beschreibung, Farbe, Sortierung und Aktivstatus pflegen.
  3. Tags für zusätzliche Markierungen verwenden und in Einträgen, Timern, Berichten und Importregeln einsetzen.
Hinweis

Spätere Änderungen an globalen Vorlagen verändern bereits importierte persönliche Kategorien und Tags nicht automatisch.

04

Timer verwenden

Der Timer erzeugt beim Stoppen einen normalen Arbeitszeiteintrag.

  1. Beschreibung erfassen, Kategorie wählen und optional Tags hinzufügen.
  2. Timer starten und während der Tätigkeit laufen lassen.
  3. Timer stoppen, um daraus einen regulären Arbeitszeiteintrag zu erstellen.
  4. Timer abbrechen, wenn kein Eintrag erzeugt werden soll.
Hinweis

Pro Benutzer soll nur ein Timer gleichzeitig aktiv sein.

05

Kalender verbinden und abgleichen

TimeFlow unterstützt Google Calendar über OAuth 2.0 sowie private iCal-Abonnements.

  1. Google-Verbindung starten, lesenden Zugriff bestätigen und den gewünschten Kalender auswählen.
  2. Alternativ eine private iCal-Adresse mit einem verständlichen Namen hinterlegen und aktivieren.
  3. Im Kalenderabgleich externe Termine und Arbeitszeiteinträge im Wochenraster vergleichen.
  4. Kalenderereignisse mit Kategorie und optionalen Tags in Arbeitszeiteinträge übernehmen.
Hinweis

Beide Kalenderintegrationen sind lesend. Private iCal-Adressen können geheime Zugriffsinformationen enthalten und dürfen nicht weitergegeben werden.

06

Importregeln und Importdienst

Wiederkehrende Kalendertermine können mit Regeln automatisch Kategorien und Tags zugeordnet bekommen.

  1. Importregeln anhand geeigneter Schlagwörter anlegen und spezifische Regeln vor allgemeinen Regeln sortieren.
  2. Ergebnisse nach neuen oder geänderten Regeln kontrollieren.
  3. Importdienst manuell, täglich oder in Intervallen ausführen.
  4. Nach dem ersten automatischen Lauf die erzeugten Einträge prüfen und bei unerwarteten Zuordnungen den Dienst pausieren.
Hinweis

TimeFlow speichert eine externe Ereignis-ID, um Doppelimporte zu erkennen.

07

Berichte und Exporte

Berichte fassen die erfasste Arbeitszeit für frei wählbare Zeiträume zusammen.

  1. Zeitraum, Kategorie und Tags als Filter festlegen.
  2. Gesamtzeit, Anzahl Einträge sowie Auswertungen nach Kategorien, Tags und Tagen kontrollieren.
  3. CSV für die Weiterverarbeitung oder PDF für eine strukturierte Dokumentation exportieren.
Hinweis

Exportierte Dateien liegen ausserhalb der Zugriffskontrolle von TimeFlow und sollten auf dem Endgerät geschützt und nach Gebrauch gelöscht werden.

Hilfe & häufige Fragen

Die häufigsten Fragen direkt beantwortet.

Hier findest du typische Probleme, wichtige Hinweise und die schnellsten Schritte zur Selbsthilfe.

Die Anmeldung funktioniert nicht.

Prüfe Schreibweise, Passwort und ob eine neuere Einladung das bisherige Initialpasswort ersetzt hat. Ein deaktiviertes oder gelöschtes Konto kann sich nicht anmelden und muss durch die Administration geprüft werden.

Der Kalender ist leer.

Prüfe die aktive Quelle, den Zeitraum, die Google-Verbindung beziehungsweise iCal-Synchronisation und gesetzte Filter.

Ein Kalenderereignis lässt sich nicht importieren.

Mögliche Gründe sind eine fehlende Kategorie, ein bereits importiertes Ereignis, fehlende Zeiten oder eine inaktive Kalenderquelle.

Google meldet redirect_uri_mismatch.

Die bei Google registrierte Weiterleitungsadresse stimmt nicht exakt mit der TimeFlow-Konfiguration überein. Diese Einstellung muss durch die Administration korrigiert werden.

Timer oder Importdienst verhalten sich unerwartet.

Seite neu laden, Mehrfachklicks vermeiden und den angezeigten Status prüfen. Bei wiederkehrenden Problemen Uhrzeit und betroffene Aktion notieren und an die Administration melden.

Darf ich meine private iCal-Adresse im Support senden?

Nein. Private iCal-Adressen können geheime Zugriffsinformationen enthalten und sollten weder weitergegeben noch in Screenshots oder Supportnachrichten gezeigt werden.

Weitere Unterstützung

Problem noch nicht gelöst?

Beschreibe kurz die Anwendung, die betroffene Seite und die Aktion unmittelbar vor dem Problem.

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